HALAMAN UTAMA >> BERITA PN BANGKINANG >> UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN, PN BANGKINANG LUNCURKAN APLIKASI PENGELOLAAN DAN PENGARSIPAN SURAT SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATA LAKSANA BERBASIS E-DOC


Pengirim : Admin Sistem
Tanggal Kirim: 13-07-2017 15:46:51

UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN, PN BANGKINANG LUNCURKAN APLIKASI PENGELOLAAN DAN PENGARSIPAN SURAT SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATA LAKSANA BERBASIS E-DOC



BANGKINANG - HUMAS, Di Pengadilan Negeri Banginang Kelas IB telah ditemukan bahwa pelaksanaan tugas pada Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana belum dilakukan secara efektif dan efisien, hal ini diindikasikan oleh beberapa hal seperti masih belum optimalnya pengelolaan dan pengarsipan surat sehingga terdapat penumpukan surat-surat yang menyebabkan kesulitan dalam pencarian arsip surat, belum optimalnya percepatan proses permohonan cuti dan belum optimalnya kendali Kenaikan Pangkat, KGB dan Cuti.

Apabila fenomena ini dibiarkan, maka akan berdampak negatif bagi perjalanan sistem administrasi pada Pengadilan Negeri Bangkinang secara umum. Adapun penyebab utama munculnya fenomena di atas antara lain : Kompetensi Sumber Daya Manusia belum memadai ; Belum memadainya sarana dan prasarana ; Sistem pelaksanaan masih secara manual ;

Tiga faktor di atas menyebabkan belum optimalnya pelaksanaan tugas pada Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana, sehingga harus ditindaklanjuti dengan mencari solusi yang terbaik. Agar penyelesaian permasalahan dimaksud dapat dilaksanakan dengan efektif. Mencermati uraian di atas, maka perlu dilakukan upaya konkrit guna mengatasi persoalan tersebut secara cepat dan tepat. Adapun alternatif solusi yang diprediksi dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah di atas adalah sebagai berikut: Peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia; Mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang ada; Memanfaatkan sistem teknologi informasi ; Berdasarkan keadaan ini, dalam rangka mengoptimalkan pelaksanaan tugas sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana, khususnya dalam pengelolaan dan pengarsipan surat, maka dibuatlah proyek perubahan Peningkatan Pelayanan Administrasi Kepegawaian melalui Sitem Aplikasi Pengelolaan dan Pengarsipan Surat Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana pada Pengadilan Negeri Bangkinang.

Pembuatan proyek perubahan ini merupakan ide yang dimunculkan oleh Diah Noverina, SH (Kasubbag Kepegawaian, Ortala PN Bangkinang) yang merupakan Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan IX Tahun 2017, Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Badan Litbang Diklat Hukum Dan Peradilan Mahkamah Agung Republik Indonesia. Dimana yang bersangkutan harus membuat suatu inovasi proyek perubahan dikantornya tempat bekerja.

Proyek perubahan tersebut dibuat oleh Tim yang diketuai langsung oleh Diah Noverina, SH (sebagai Project Leader), berdasarkan Surat Keputusan Ketua PN Bangkinang Nomor W4.U7/103/KP.04.10/VI/2017 tentang Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan tertanggal 2 Juni 2017. Kemudian pada hari Senin tanggal 10 Juli 2017 di Ruang Sidang Utama, proyek perubahan tersebut di launching oleh Ketua PN Bangkinang yaitu Bapak Muhammad Arif Nuryanta, SH, MH, alamat aplikasi dapat di akses melalui laman website www.pn-bangkinang.go.id pada menu Informasi Cepat dengan nama link Arsip Surat Kepegawaian atau dapat diakses secara langsung dengan alamat http://arsipsuratkepegawaian.pn-bangkinang.go.id/

Tujuan proyek perubahan ini dalam jangka panjang adalah terwujudnya peningkatan pelayanan administrasi kepegawaian melalui Sistem Aplikasi Pengelolaan dan Pengarsipan Surat Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana pada Pengadilan Negeri Bangkinang yang berbasis website, yang memudahkan proses pengelolaan dan pengarsipan surat serta pencarian kembali surat-surat tersebut. Seluruh data dan file digital (e-doc) surat masuk dan surat keluar Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2015 dan 2016 tersimpan dalam database Aplikasi tersebut.

Sedangkan tujuan jangka menengah adalah Terlaksananya proses Pengelolaan dan Pengarsipan surat dengan Sistem Aplikasi Pengelolaan dan Pengarsipan Surat Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana, dimana seluruh data dan file digital (e-doc) surat masuk dan surat keluar pada tahun berjalan tersimpan dalam database Aplikasi tersebut.

Tujuan jangka pendek dari proyek perubahan ini yaitu terwujudnya sebuah sistem aplikasi yang dapat mengelola dan mengarsipkan surat Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana, dimana data dan file digital (e-doc) surat masuk dan surat keluar dapat tersimpan dalam database aplikasi tersebut.

Aplikasi Pengelolaan dan Pengarsipan Surat adalah Aplikasi yang dibangun untuk memberikan kemudahan dalam mengelola dan menata arsip surat serta memanfaatkan dokumen yang disimpan kapanpun dan dimanapun. Dengan aplikasi tersebut seluruh surat masuk dan keluar pada Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana akan dicatat/diinput melalui Aplikasi kemudian disimpan secara digital (e-doc). Keunggulan Aplikasi ini, antara lain :
  1. Aplikasi ini adalah aplikasi yang berbasis Web.
  2. Dapat diakses cepat melalui browser dengan koneksi internet. Ini berarti pengguna/user dapat mengakses data atau informasi aplikasi ini melalui laptop, smartphone atau bahkan PC di rumah mereka dengan mudah.
  3. Aplikasi ini dapat mempermudah dan meningkatkan kinerja pada Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana sehingga inovasi yang ditawarkan melalui aplikasi ini adalah :
    • Lebih efisien (tepat guna), karena kerja dapat dilakukan dengan lebih cepat, praktis, hemat waktu dan tenaga ;
    • Lebih efektif (tepat hasil), karena output dari proses kerja yang dilakukan oleh aplikasi ini menghasilkan produk yang lebih valid, akurat dan obyektif ;
    • Lebih bermutu/berkualitas, dengan adanya efisiensi dan efektifitas dalam proses dan output, maka aplikasi ini akan menghasilkan produk/nilai yang lebih bermutu dibandingkan dengan yang dilakukan sebelumnya (secara manual).
  4. Aplikasi ini berisi konten/menu, yaitu : Database surat masuk dan surat keluar Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana.


.